1. Verantwortlicher
S4U GmbH
Thomas-Mann-Str. 10
85716 Unterschleißheim, Deutschland
E-Mail: radler@s4u.gmbh
2. Überblick
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung der Website und des Dienstes BordOps, zur Vertragserfüllung, aufgrund gesetzlicher Pflichten oder auf Basis unserer berechtigten Interessen erforderlich ist. Der Dienst wird auf Servern in Deutschland betrieben.
3. Hosting und Server-Logfiles
Website und Dienst werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland betrieben. Beim Aufruf werden automatisch Server-Logfiles gespeichert (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL, Browsertyp, Referrer). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb); Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht bzw. anonymisiert. Mit der Hetzner Online GmbH besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
4. Registrierung und Nutzerkonto
Bei der Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort (verschlüsselt), Spracheinstellung sowie optional Firmenangaben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag). Zur Kontosicherheit bieten wir eine Zwei-Faktor-Authentisierung an. E-Mails zur Konto-Verifikation, für Einladungen und Passwort-Zurücksetzungen versenden wir über eigene Mailserver.
5. Inhaltsdaten des Dienstes
BordOps speichert die Daten, die Nutzer zur Verwaltung ihrer Boote eingeben — u. a. Boots- und Wartungsdaten, Dokumente, Logbuch-Einträge, Belegungen und Bordkassen-Einträge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Besonders hinzuweisen ist auf:
Positionsdaten: Logbuch und Track-Funktion können GPS-Positionen des Geräts bzw. des Boots speichern. Die Erfassung erfolgt nur auf Veranlassung des Nutzers (Browser-Standortfreigabe bzw. aktive Einträge).
Crew-Daten: Workspace-Verwalter können für Crewlisten personenbezogene Daten von Crew-Mitgliedern erfassen (z. B. Name, Geburtsdatum, Ausweisnummern). Für diese Daten ist der jeweilige Workspace-Inhaber datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO in seinem Auftrag. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird Unternehmern auf Anfrage bereitgestellt.
Logbuch-Einträge sind konzeptbedingt unveränderlich (Korrekturen als neue Einträge); Autor und Zeitpunkt werden gespeichert und auf Ausdrucken ausgewiesen.
6. Zahlungsabwicklung (Stripe)
Kostenpflichtige Abonnements werden über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland („Stripe") abgewickelt. Stripe erhält die für die Zahlung erforderlichen Daten (Name, E-Mail, Zahlungsdaten, Rechnungsanschrift, Umsatzdaten). Kreditkartendaten werden ausschließlich bei Stripe verarbeitet und erreichen unsere Server nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Stripe kann Daten auch in die USA übermitteln; hierfür bestehen EU-Standardvertragsklauseln bzw. eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Details: stripe.com/de/privacy.
7. KI-gestützter Dokumenten-Import (optional)
Beim Ordner-Import von Bootsdokumenten bieten wir eine optionale, pro Dokument ausdrücklich anzustoßende KI-Vorkategorisierung an. Dabei werden Auszüge des Dokuments an die Anthropic Ireland Ltd. bzw. Anthropic PBC (USA) als Auftragsverarbeiter übermittelt („Claude API"). Als sensibel markierte Dokumente und Crew-Dokumente sind von der KI-Verarbeitung ausgeschlossen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Für Übermittlungen in die USA bestehen EU-Standardvertragsklauseln; Anthropic verwendet API-Daten nicht zum Training. Details: anthropic.com/legal/privacy.
8. Cookies
BordOps verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Sitzung, CSRF-Schutz, Spracheinstellung). Diese sind für den Betrieb erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO) und bedürfen keiner Einwilligung. Marketing- oder Tracking-Cookies setzen wir nicht ein.
9. Reichweitenmessung (Matomo, cookielos)
Auf den öffentlichen Marketing-Seiten setzen wir die selbst gehostete Analysesoftware Matomo ein — ohne Cookies und mit gekürzten IP-Adressen. Die Daten verbleiben auf unseren Servern und erlauben keine Identifizierung einzelner Besucher. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Reichweitenmessung und Verbesserung unseres Angebots). Innerhalb des eingeloggten Bereichs findet keine Reichweitenmessung statt.
10. Schriftarten
Schriftarten laden wir über Bunny Fonts (BunnyWay d.o.o., Slowenien, EU) — dabei wird die IP-Adresse des Browsers zum Ausliefern der Schrift verarbeitet, aber nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
11. Speicherdauer und Löschung
Kontodaten und Inhaltsdaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Vertragsende werden Workspace-Daten nach 90 Tagen gelöscht (Reaktivierungs- und Exportfenster). Gesetzliche Aufbewahrungsfristen — insbesondere für Rechnungs- und Buchungsdaten (6 bzw. 10 Jahre) — bleiben unberührt. Datensicherungen werden turnusmäßig überschrieben.
12. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu formlos an die oben genannten Kontaktdaten.
Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, z. B. beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Ansbach.
13. Datensicherheit
Die Übertragung erfolgt durchgehend TLS-verschlüsselt. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, u. a. rollenbasierte Zugriffe, getrennte Mandanten (Workspaces), tägliche Datensicherungen und Server-Monitoring.